BAB 1
Kata pengantar
Bagi seorang mahasiswa, bidang studi informatika dan komputer, mata ajaran sistem informasi manajemen merupakan mata ajaran yang sangat penting. Dengan itu saya sebagai tutor menulisakan sebagian yang saya tauhi.
Tulisan ini sengaja dibuat untuk semua orang yang berminat mempelajari tentang otomotasi kantor (OA). Di mana materi yang saya kenalkan banyak kita jumpai sehari-hari.
Penyusunan meyadari bahwa buku ini masih jauh dari sempurna, baik dari segi isi, cara penyajian ataupun bahasa. Kiranya tegur sapa para pembaca akan dapat meningkatkan penyempurnaan tulisan ini. Demikianlah kiranya tulisan inin dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.
PENDAHULUAN
Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melaluiperbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.
Dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape /Selectric Typewriter ( MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telahdirekam dalam pita magnetik secara otomatis.
BAB 2
OTOMATISASI KANTOR (OA)
Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.
Beberapa system otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. System formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Namun sebagian besar system otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluaannya sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisan maupun secra tertulis.
Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
“Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin. Oleh karena itu perlu sekali mengenal tentang jenis mesin untuk keenam macam kegiatan itu dan bagaimana cara menggunkannya. Untuk dapat menggunakannya dengan baik perlu mengetahui ciri-ciri tiap-tiap mesin, cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara pemeliharaannya”.
Paparan di atas mengisyaratkan bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses peralihan dalam teknologi perkantoran. Dengan kata lain, mempertegas definisi sebelumnya, bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses pengalihan metode pencatatan, penghimpunan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan bahan-bahan keterangan dari metode manual yang banyak melibatkan tenaga manusia kepada metode otomatis yang banyak melibatkan operasi mesin otomatis bahkan komputer.
Sedikit mereview teknologi perkantoran yang lazim diterapkan, umumnya mencakup penggunaan peralatan yang dapat dikelompokkan sebagai berikut:
Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya:
- Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.
- Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel.
Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu:
· Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya;
a. Mesin tulis
b. Mesin dikte
c. Mesin penomor
d. Asahan pensil
· Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan;
a. Pembuka surat
b. Mesin penjilid
c. Hechtmachine
d. Pemotong kertas
e. Pencatat uang kas
· Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan;
a. Mesin jumlah
b. Mesin hitung
c. Komputer
· Mesin-mesin untuk memperbanyak bahan keterangan;
a. Mesin stensil
b. Mesin stencil spirtus
c. Mesin fotocopi
d. Mesin perekam sheet
e. Mesin offset
f. Berbagai mesin cetak
· Mesin-mesin untuk mengirmkan bahan keterangan;
a. Telepon dan interphone
b. Teleprinter
c. Facsimile
· Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keterangan;
a. Mikrofilm
b. Penghancur kertas
c. Pelubang kertas/kartu
Manfaat Otomatisasi Kantor
Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.
BAB 3
Konsep-konsep otomatisasi
· Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
- Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
- Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
- Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
- Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.
SISTEM ELEKTRONIK FORMAL, didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM.
SISTEM ELEKTRONIK INFORMAL, tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS.
Para pengguna OA :
3. Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
4. Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi.
5. Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
6. Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll
APLIKASI OTOMATISASI KANTOR :
· Pengolahan kata (word Processing).
· Surat elektronik (electronic mail).
· Voice mail.
· Kalender elektronik (electronic calendaring).
· Konfrensi audio.
· Konfrensi video.
· Konfrensi komputer.
· Transmisi faximile (FAX)
· Videotex.
· Desktop publishing
1. PENGOLAHAN KATA
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak .
Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.
2. SURAT ELEKTRONIK
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
Surat elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvensional.
Metode pengiriman
Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client. Surat elektronik yang kita kirim akan melalui beberapa point sebelum nyampe ditujuan. Untuk lebih jelasnya lihat diagram dibawah.
Contoh yang dipakai adalah layanan SMTP dan POP3.
Saya menulis e-mail e-mail client (di komputer saya) SMPTP server penyedia e-mail saya internet POP3 server penyedia e-mail penerima email client (di komputer penerima) surat dibaca penerima terlihat surat elektronik yang dikirim melalui 5 poin (selain komputer penerima dan pengirim).
Ada 2 cara untuk mengakses surat elektronik
· Dengan cara menggunakan ‘browser’ seperti intrnet Explorer atau mozilla firefox. Metode ini disebut sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh
: yahoo! Mail dan gmail. Untuk menggunkanya harus keadaan online
· Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa perlu terhubung secara
terus-menerus dengan internet dan puluhan surat elektronik dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus.
3. VOICE MAIL
Voice mail persis sma dengan electronic mail. Perbedaanya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.
· Perkenalan sofware :
Voice mail adalah aplikasi untuk menunjang komunikasi dalam bentuk suara dan teks dalam jaringan lokal. Pengguna dapat memilih penerima pesan dan berbicara dengannya dalam waktu yang sama tanpa harus menginterupsi atau menutup aplikasi yang sedang dijalankan. Hal inin dimungkinkan karena sofware buatan Aledensoft ini menggunakan teknologi Quickswitch dan Overlay Massege. Keuntungan tersebut tentunya sangat mendukung bagi bisnis internet cafe dan game center.
4. KALENDER ELEKTRONIK
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard.
Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.
5. KONFRENSI AUDIO
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference call merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan.
Daya tarik konfrensi audio :
1. Biaya peralatan yang diperlukan berada dalam jangkauan hampir semua perusahaan.
2. Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.
3. Dapat disiapkan dalam beberapa menit.
Membuat konfrensi audio lebih efisien :
1. Orang yang mengorganisasikan konfrensi harus bertindak sebagai moderator.
2. Jumlah peserta tidak terlalu banyak.
3. Salinan dari agenda konfrensi harus disediakan untuk para peserta sebelumnya, mungkin dengan menggunakan FAX.
4. Jika peserta berbicara harus mengidentifikasikan dirinya.
5. Rekaman konfrensi harus disimpan.
6. Salinan kertas dari rekaman harus disiapkan dan dibagikan kepada para peserta.
7.
· Contoh software
FireWire adalah merek dagang Apple sekaligus nama yang paling populer untuk standar kabel data antra-muka berseri IEEE1394. Sony memperkenalkan IEEE1394 dengan nama i.link. meski namanya berbeda-beda, ketiganya (FireWere, IEE 1394 i.link) sama-sama menunjunkan pada jenis kabel data yang mampumengirim data dengan kecepatan sangat cepat, sampai pada rata-rata 400 megabet per detik (Mbps). fireWire diklaim sebagian saluran pengantar data yang paling capat dan stabil diantara saluran lain seperti USB.
6. KONFRENSI VIDEO
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
Konfigurasi dasar konfrensi video :
· Video satu arah dan audio satu arah, sinyal video dikirimkan dari satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat penerima.
Co. : pimpinan proyek yang menyebarkan informasi untuk beberapa anggota tim yang tersebar di beberapa tempat.
· Video satu arah dan audio dua arah, kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang ditempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama.
· Video dan audio dua arah, komunikasi berlangsung dua arah. Cara ini merupakan penggunaan elektronik yang paling mahal.
Webcam ( web camera) adalah sebagian bagi kamera real-time yang gambarnya bisa diakses atau dapat dilihat melalui Word Wide Wed,
program instant massaging, atau aplikasi vidio call. Istilah wabcam merujuk pada teknologi secara umumnya, sehingga kata web terkadang dengan kata lain yang mendeskripsikan pemandangan yang ditampilkan dikamera, misalnya Streecam yanag memperlihatkan pemandangan jalan. Ada juga Metrocam yang memperlihatkan pemandangan parorama kota dan pedesaan, Tranfficam yang digunakan untuk memonitor keadaan jalan raya, cuaca dengan Weather cam, bahkan kaedaan gunung berapi dengan Volcano cam.
7. KONFRENSI KOMPUTER
Konferensi komputer adalah pengguna jaringan komputer, sehingga memberikan kemampuan seseorang untuk melakuakan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama.
Istilah “TELECONFERENCING” digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi. Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecahan masalah ( orang-orang yang
memecahkan masalah) yang berbeda dikota yang berlainan.
Contoh aplikasi sama seperti AUDIO CONFERENCING.
8. TRANSMISI FAXIMILE
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain.
FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara mudah dan cepat dari pada mengoperasikan mesin foto copy.
Proses kerja
Proses kerja mesin faks diawali dengan keharusan bahwa penerima dan pengirim harus memiliki mesin faks. Pengirim akan memasukan dokumen yang hendak dikirim ke bagian feeder mesin faks dan selanjutnya menekan nomer telepon mesin faks yang dituju. Ketika koneksi telah terjadi dengan mesin faks tujuan, maka mesin faks akan melakukan scanning dengan membaca area yang sangat kecil pada dokumen tersebut. Mesin faks tersebut akan mengubahnya
menjadi suatau sinyal untuk kemudian menerjemahkan daerah yang dibaca sebagai daerah gelap atau terang dengan menandainya “0” untuk gelap dan “1” untuk terang. Sinyal listrik tersebut lalu ditransaksikan melewati saluran telepon dan menuju mesin penerima faks. Mesin penerima tersebut kemudian menangkap dan mengartikan sinyal listrik untuk membuat suatu dokumen yang persis sama dengan aslinya kemudian mencetaknya.
9. VIDEOTEX
Videotex adalah Penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual dan layar CRT. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder komputer
Sejarah videotex
Videoteks dikembangkan oleh Sam Fedida beserta rekan-rekannya di British Telecommunications Research Laboratories pada tahun 1971. Motivasi pengembangan teknologi yang mulai diujicobakan pada 1976 ini adalah untuk memberi kemudahan bagi masyarakat. Yakni melalui peningkatan penggunaan telepon, kebutuhan pelayanan informasi yang interaktif, dan sebagainya. Selanjutnya, videoteks berkembang semakin pesat dengan rentang pengguna yang luas, dari rumah tangga hingga perusahaan atau kantor-kantor besar. Perkembangan videoteks pada tahun 80-an dimulai dengan lahirnya empat sistem videoteks yang masing-masing saling tidak kompatibel. Tentunya, keempat videoteks yang dikembangkan di negara-negara yang berbeda ini masing-masing bertujuan memenangkan pasar dengan dukungan dana yang sangat besar dari pemerintah. Keempat videoteks tersebut adalah;
· Prestel : diperkenalkan oleh kantor pos Inggris sebagai pelayanan videoteks komersial pertama di dunia pada tahun 1979. Hingga 1981, diperkirakan 10.000 terminal videoteks PRESTEL telah digunakan dengan lebih dari 500 provider informasi. Kemudian, di tahun 1982, PRESTEL meluncurkan layanan baru GATEWAY yang memperluas layanan ke database yang telah ada. Data terakhir pada pertengahan 1980-an, PRESTEL telah memiliki 250.000 orang pengguna dengan 50.000 terminal.
· ANTIOPE : diciptakan oleh badan penyiaran dan pos Perancis. Pada tahun 1986, lebih dari 2000 provider informasi dan jasa yang telah tergabung dalam terminal videoteks, meliputi
150 pelayanan media, 150 pelayanan finansial dan bank, 150 pedagang retail, dan sisanya tersebar dalam bidang pariwisata, pendidikan, pelayanan pemerintah, pertanian, kesehatan, transportasi, asuransi, dan industri.
· TELIDON : didanai oleh departemen komunikasi Kanada dan menghadirkan sistem yang berbeda secara radika
· CAPTAIN, diluncurkan oleh Jepang pada tahun 1980.
10. DESKTOP PUBLISHING
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.
Aplikasi Desktop Publishing terbagi dalam 3 area :
· Aplikasi administratif, meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan interne perusahaan, seperti : korespondensi, laporan.
· Aplikasi teknis, meliputi materi pelatihan seperti slides, overhead transparencies.
· Grafik perusahaan, meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk digunakan diluar perusahaan.
Sistem DTP terdiri dari atas mikrokomputer dengan layar CRT yang beresolusi tinggi, printer laser, sofware dekstop pblishing. Pengguna DTP sebagai alat pemecah masalah meliputi aplikasi admistrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif.
Contoh :
Microsoft Publisher adalah sebuah program aplikasi untuk sistem operasi Windows yang digunakan untuk Desktop publishing. Program ini merupakan buatan Microsoft Corporation, dan mulai pada versi Microsoft Office System 2003, telah diintegerasikan ke dalam paket tersebut. Kini, namanya menjadi Microsoft Office Publisher. Versi terbarunya adalah Microsoft Office Publisher 2007 yang terintegrasi dengan Microsoft Office Publisher 2007.
Microsoft Publisher adalah sebuah program aplikasi untuk sistem operasi Windows yang digunakan untuk Desktop publishing. Program ini merupakan buatan Microsoft Corporation, dan mulai pada versi Microsoft Office System 2003, telah diintegerasikan ke dalam paket tersebut. Kini, namanya menjadi Microsoft Office Publisher. Versi terbarunya adalah Microsoft Office Publisher 2007 yang terintegrasi dengan Microsoft Office Publisher 2007.
DAFTAR PUSTAKA :
bagus sangat lengkap.
BalasHapuskita juga punya nih artikel mengenai 'Otomatisasi', silahkan dikunjungi dan dibaca , berikut linknya
BalasHapushttp://repository.gunadarma.ac.id/bitstream/123456789/7125/1/OTOMATISASI%20RUANGAN%20BERBASIS%20MIKROKONTROLER%20ATMEGA%208535.pdf
trimakasih
semoga bermanfaat