BAB 1
Bagi seorang mahasiswa, bidang studi informatika dan komputer, mata ajaran sistem informasi manajemen merupakan mata ajaran yang sangat penting. Dengan itu saya sebagai tutor menulisakan sebagian yang saya tauhi.
Tulisan ini sengaja dibuat untuk semua orang yang berminat mempelajari tentang Pemecahan Masalah. Di mana materi yang saya kenalkan banyak kita jumpai sehari-hari.
Penyusunan meyadari bahwa penulisan ini masih jauh dari sempurna, baik dari segi isi, cara penyajian ataupun bahasa. Kiranya tegur sapa para pembaca akan dapat meningkatkan penyempurnaan tulisan ini. Demikianlah kiranya tulisan ini dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.
PENDAHULUAN
Tiga jenis usaha pendekatan sistematis untuk pecahan masalah :
1. Persiapan
Manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan.
2. Definisi
Manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian sistem menurut suatu urutan tertentu.
3. Solusi
Manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif, mengevaluasi, memilih yang terbaik, menerapkannya dan membuat tindak lanjut utk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagaimana mestinya.
BAB 2
PEMECAHAN MASALAH
Suatu pendekatan sistematis untuk pecahan masalah telah diciptakan yang terdiri
dari tiga jenis usaha :
- persiapan
- definisi
- solusi
Dalam mempersiapkan pemecahan masalah, manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan. Dalam mendefinisikan masalah, manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem menurut suatu urutan tertentu. Dalam memecahkan masalah manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif, mengevaluasinya, memilih yang terbaik, menerapkannya, dan membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagai mana mestinya.
Dengan kenyataan tersebut, kita mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.
Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan. Solusi bagi suatu masalah harus mendayagunakan sistem untuk memenuhi tujuannya, seperti tercermin pada standar kinerja sistem. Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan, apa yang harus dicapai oleh sistem.
Dengan kenyataan tersebut, kita mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi
yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan
keuntungan luar bisa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan
Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan. Solusi bagi suatu masalah harus mendayagunakan sistem untuk memenuhi tujuannya, seperti tercermin pada standar kinerja sistem. Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan, apa yang harus dicapai oleh sistem.
KONSEP DASAR PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN
Manajemen membutuhkan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan mereka. Sistem informasi mempunyai peranan yang penting dalam menyediakan inf untuk manajemen setiap tingkatan. Tiap2 kegiatan dan keputusan manajemen yg berbeda membutuhkan informasi yang berbeda. Oleh kana itu untk dpt menyediakan informasi yg relevan dan berguna bagi manajemen, maka pengembang system informasi hrs memahami terlebih dahulu kegiatan yang dilakukan oleh manajemen dan tipe keputusannya.
BAB 3
A. TIPE KEGIATAN MANAJEMEN
Kegiatan manajemen dihubungkan dengan tingkatannya didalam organisasi dibagi menjadi 3 bagian :
1. Perencanaan strategic : merupakan kegiatan manajemen tingkat atas, sebagai proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penerapan tujuan organisasi, dan penentuan strategi-strategi.
· Proses evaluasi lingkungan luar organisasi : Lingkungan luar dapat mempengaruhi jalannya organisasi, oleh karena itu manajemen tingkat atas hrs pandai mengevaluasinya, hrs dpt bereaksi thd kesempatan2 yg diberikan oleh lingkungan luar, misal produk baru, pasar baru. Selain itu manajemen tingkat atas hrs tanggap terhadap tekanan2 dari lingkungan luar yg merugikan organisasi dan sedapat mungkin mengubah tekanan menjadi kesempatan.
· Penetapan tujuan adalah apa yg igin dicapai oleh organisasi berdasarkan visi yg dimiliki oleh manajemen. Misalnya tujuan perusahaan adalah dlm waktu 5 thn menjadi penjual terbesar didalam industri dgn menguasai 60% pasar.
· Penentuan strategi : Manajemen tkt atas menentukan tindakan2 yg hrs dilakukan oleh organisasi dengan maksud untk mencapai tujuan2nya. Dengan strategi semua kemampuan yg berupa sumberdaya2 dikerahkan supaya tujuan organisasi dapat diraih.
2. Pengendalian manajemen : system untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yg sudah ditetapkan secara efektif dan efisien. Ini merupakan tingkatan taktik(tactical Level), yaitu bagaimana manajemen tingkat menengah menjalankan taktik supaya perencanaan strategi dapat dilakukan dengan berhasil. Taktik yg dijalankan biasanya bersifat jangka pendek ± 1 thn. Proses pengendalian manajemen terdiri dari : pembuatan program kerja, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran, pelaporan dan analisis.
3. Pengendalian operasi : Sistem untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Ini merupakan penerapan program yang telah ditetapkan di pengendalian manajemen.Pengendalian operasi dilakukan dibawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas2 tingkat bawah.
B. TIPE KEPUTUSAN MANAJEMEN
Pengambilan keputusan ( Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran.
Keputusan dibagi dalam 3 tipe :
· Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang2 dan rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd manjemen tkt bawah. Co:/ keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll.
· Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur : keputusan yg sebagian dpt diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yg terperinci. Co:/ Keputusan membeli sistem komputer yg lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi.
· Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yg tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk didapatkan dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tdk terstruktur yg jarang terjadi.
C. TIPE INFORMASI
Sistem informasi sekarang peranannya tdk hanya sebagai pengumpul data dan mengolahnya menjadi informasi berupa laporan2 keuangan saja, tetapi mempunyai peranan yg lebih penting di dalam menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi2 perencanaan, alokasi2 sumber daya, pengukuran dan pengendalian. Laporan2 dari sistem informasi memberikan informasi kepada manajemen mengenai permasalahan2 yg terjadi didalam organisasi untuk menjadi bukti yg berguna didalam menentukan tindakan yg diambil. Sistem informasi menyediakan 3 macam tipe informasi :
1. Informasi pengumpulan data (Scorekeeping information) : informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan. Berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja personil-personilnya.
2. Informasi Pengarahan perhatian (attention directing information) : membantu manajemen memusatkan perhatian pada masalah-masalah yg menyimpang, ketidakberesan. Informasi ini membantu manajemen menengah untuk melihat penyimpangan2 yg terjadi.
3. Informasi Pemecahan masalah (Problem Solving information) : informasi untuk membantu para manajer atas mengambil keputusan memecahkan permasalahan yang dihadapinya. Problem solving biasanya dihubungkan dgn keputusan yg tidak berulang-ulang serta situasi yg membutuhkan analisis yg dilakukan oleh manajemen tingkat atas.
BAB 4
- KARAKTERISTIK INFORMASI
Untuk mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, maka manajemen membutuhkan informasi yg berguna. Untuk tiap2 tingkatan manajemen dengan kegiatan yg berbeda-beda, dibutuhkan informasi yg berbeda-beda pula, karakteristik informasi ini antara lain :
1. Kepadatan Informasi : untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinya adalah terperinci(detail) dan kurang padat, krn terutama digunakan untuk pengendalian operasi. Sedang untuk manajemen yg lebih tinggi tingkatannya, mempunyai karakteristik informasi yg semakin tersaring(terfilter), lebih ringkas dan padat.
2. Luas Informasi : manjemen bawah karakteristik inf. Adalah terfokus pada suatu masalah tertentu, krn digunakan oleh manajer bawah yg mempunyai tugas yg khusus. Untuk manajer tingkat tinggi, karakteristik inf yg semakin luas, karena manajemen atas berhubungan dengan masalah yg luas.
3. Frekuensi informasi : Manajemen tingkat bawah frekuensi inf yg diterimanya adalah rutin, krn digunakan oleh manajer bawah yg mempunyai tugas yg terstruktur dgn pola yg berulang2 dari waktu ke waktu. Manajem tingkat tinggi, frekuensi informasinya adalah tidak rutin atau adhoc (mendadak), krn manajemen atas berhubungan dengan pengambilan keputusan tdk terstruktur yg pola dan waktunya tdk jelas.
4. Waktu Informasi : Manajemen tingkat bawah, inf yg dibutuhkan adalah if historis, krn digunakan oleh manajer bawah di dalam pengendalian operasi yg memeriksa tugas2 rutin yg sudah terjadi. Untuk manajemen tingkat tinggi, waktu inf lebih ke masa depan berupa inf prediksi krn digunakan untuk pengambilan keputusan strategik yg menyangkut nilai masa depan.
5. Akses Informasi : Level bawah membutuhkan inf yg periodenya berulang2, sehingga dapat disediakan oleh bagian sistem inf yg memberikan dalam bentuk laporan periodik. Dengan demikian akses inf tdk dapat secara on line, tetapi dapat secara off line. Sebaliknya untuk 6. level lebib tinggi, periode inf yg dibutuhkan tdk jelas, sehingga manajer2 tingkat atas perlu disediakan akses on line untuk mengambil inf kapan pun mereka membutuhkan.
6. Sumber Informasi : Karena manajemen tingkat bawah lebih berfokus pd pengendalian internal perusahaan, maka manajer2 tingkat bawah lebih membutuhkan inf dgn data yg bersumber dari internal perusahaan sendiri, tetapi manajer tingkat atas lebih berorientasi pada masalah perencanaan strategik yg berhubungan dengan lingkungan luar perusahaan, shg membutuhkan inf dgn data yg bersumber pd eksternal perusahaan.
STRUKTUR MASALAH
Masalah terstruktur terdiri dari elemen-elemen dan hubungan-hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah. Masalah tak terstruktur berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah. Sebenarnya dalam suatu organisasi sangat sedikit permasalahan yang sepenuhnya terstruktur atau sepenuhnya tidak terstruktur. Sebagaian besar masalah adalah masalah semi-terstruktur, yaitu manajer memiliki pemahaman yang kurang sempurna mengenai elemen-elemen dan hubungannya. Masalah semi-terstruktur adalah masalah yang berisi sebagian elemen-elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.
PENDEKATAN SISTEM
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang profesor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya tahun 1910, ia mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah suatu
kontroversi secara memadai yaitu:
1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan sistem . Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.
TAHAP PEMECAHAN MASALAH
Dalam memecahkan masalah kita berpegangan pada tiga jenis usaha yang harus
dilakukan oleh manajer yaitu usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi /
pemecahan.
- Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.
- Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
- Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.
1. Usaha persiapan
Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah. Ketiga masalah itu terdiri dari:
a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
b) Mengenal sistem lingkungan
c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan
2. Usaha definisi
Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau
akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah). Usaha definisi mencakup dua langkah yaitu :
a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
b) Menganalisis bagian-bagian sistem dalam sustu urutan tertentu
3. Usaha pemecahan
Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.
· FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
♦ Merasakan masalah
Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.
· Penghindar masalah (problem avoider), manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.
· Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.
· Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
· Mengumpulkan informasi
Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkanv informasi (information-gathering styles) atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka.
· Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
· Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.
♦ Menggunakan informasi
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information-using styles), yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah.
· Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
· Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.
Tahap Pengambilan Keputusan
Setelah tahapan-tahapan terdahulu dibuat dan dianalisa, maka tahap selanjutnya disusunlah daftar prioritas yang harus diimplementasikan. Quantitative Strategic Planning Matrix (QSPM ) merupakan teknik yang secara obyektif dapat menetapkan strategi altematif rang diprioritaskan.Sebagai suatu teknik, QSPM memerlukan good intuitive judgement.
Salah satu kegiatan manajemen yang penting adalah memahami sistem sepenuhnya mengambil keputusan-keputusan yang tepat yang akan dapat memperbaiki hasil sistem keseluruhan dalam batasan-batasan. Dengan demikian pengambilan keputusan adalah suatu proses pemilihan dari alternatif baik kualitatif maupun kuantitatif untuk mendapat suatu alternatif terbaik guna manjawab konflik (pertentangan). Proses penurunan suatu keputusan mengandung empat unsur.
Proses penurunan suatu keputusan mengandung empat unsur :
1. Modal : modal menunjukkan gambaran suatu masalah secara kuantitatif atau kuantitatif.
2. Kriteria : kriteria yang dirumuskan menunjukkan tujuan dari keputusan yang diamtril. Jiak terdapat beberapa kriteria yang saling bertentangan maka penganbilan keputusan harus melalui kompromi (misalnya menambah jasa langganan dan mengurangi persediaan, maka keputusan mana yang diambil perlu kompromi)
3. Pembatas : faktor-faktor tambahan yang perlu diperhatikan dalam memecahkan masalah. Misalnya dana yang kurang trsedia.
4. Optimalisasi : apabila masalah keputusan telah diuraikan dengan sejelas-jelasnya (modal), maka manajer menentukan apa yang diperlukan (kriteria) dan apa yang diperbolehkan (pembatas). Pada keadaan ini penganbilan keputusan siap untuk memilih yang terbaik atau yang optimul.
· Jenis-jenis Penganbilan keputusan
Masalah dan konflik terdapat di mana-mana. Beberapa di antaranya bersifat sederhana dan deterministik, sedangkan yang lain bersifat sangat kompleks dan probabilistik serta dapat menimbulkan pengaruh yang besar. Pengambilan keputusan dapat bersifat rutin dan memiliki struktur tertentu atau dapat juga bersifat sangat kompleks dan tidak berstruktur. Terdapat dua jenis pengambilan keputusan, yaitu :
1. Pengambilan keputusan terprogram
Jenis pengambilan keputusan ini. Mengandung suatu respons otomatik terdapat kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan sebelumnya. Masalah yang bersifat pengulangan dan rutin dapat diselesaikan dengan pengambilan keputusan jenis ini. Tantangan yanga besar lagi seorang analis adalah mengetahui jenis-jenis keputusan ini dan memberikan atau menyediakan metode-metode untuk melaksanakan pengambilan keputusan yang terprogram dimana saja. Agar pengambilan harus didefinisikan dan dinyatakan secara jelas. Bila hal ini dapat dilaksanakan, pekerjaan selanjutnya hanyalah mengembangkan suatu algoritma untuk membuat keputusan rutin dan otomatik.
Dalam kebanyakan organisasi terdapat kesempatan-kesempatan untuk melaksanakan pengambilan keputusan terprogram karana banyak keputusan diambil sesuai dengan prosedur pelaksanaan standar yang sifatnya rutin. Akibat pelaksanaan pengambilan keputusan yang terprogram ini adalah membebaskan menajemen untuk tugas-tugas yang lebih panjang.
2. Pengambilan program tidak terprogram
Menunjukkan proses ini yang berhubungan dengan masalah-masalah yang tidak jelas. Denhan kata lain, pengambilan keputusan jenis ini meliputi proses-proses pengambilan keputusan untuk menjawab masalah-masalah yang kurang dapat didefinisikan. Masalah-masalah ini umumnya bersifat kompleks, hanya sedikit parameter-parameter yang diketahui dan kebanyakan parameter yang diketahui bersifat probabilistik. Untuk menjawab masalh ini diperlukan seluruh bakat dan keahlian dari penganbilan keputusan, ditambah dengan bantuan sistem informasi. Hal ini dimaksudkan untuk mendapat keputusan tidak terprogram dengan baik.
Contoh : masalah-masalah yang memerlukan keputusan-keputusan yang tidak baik terprogram. Sangat banyak waktu yang dikorbankan oleh pegawai-pegawai tinggi pemerintah, pemimpin-pemimpin perusahaan, administrator sekolah dan manajer organisasi lainya dalammenjawab masalah dan mengatasi konflik.
Untuk memperoleh keputusan yang signifikan dengan kondisi yang ada merupakan rangkaian proses dari analisis kasus yang memformulasikan semua keputusan yang akan diambil berdasarkan justifikasi yang dibuat secara kualitatif maupun kuantitatif, terstruktur maupun tidak terstruktur.
Setelah mengumpulkan semua informasi yang berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan, tahap selanjutnya adalah memanfaatkan semua informasi tersebut dalam model-model kuantitatif perumusan strategis.
DAFTARA PUSTAKA :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar